Section II : Le formalisme administratif.
Très pragmatique, l'Administration organise « sa » propre connaissance « des choses » en la matière.
Certes un contrat de travail est une convention écrite (au moins une lettre d'embauche exigé par le CdT).
Mais sous seing privé et non enregistrée.
Certes, la délivrance de bulletin de paye fait foi à l'égard des tiers. Mais il en faut trois totalisant au moins 200 heures de travail pour être considéré comme assuré social.
D'accord, la cessation du contrat doit répondre à un formalisme procédural précis en fonction des causes, des raisons et circonstances, obligeant à la délivrance d'un certificat de travail.
Mais ce qui intéresse les administrations, ce sont deux choses : le début du contrat de travail, justifiant de la qualité nouvelle de l'intéressé, d'autant que la loi organise la répression du « travail dissimulé », ce qui n'est pas nécessairement le fruit du seul hasard et de quelques considérations « éthiques » ;
Le montant et la nature des sommes versées au « salarié ».
Sans quoi, elles ne sauraient ni qui ni combien prélever.
Sous-section I - Les modalités de déclaration : la demande d'immatriculation
La qualité d'employeur de droit privé emporte son affiliation obligatoire.
Celle-ci s'effectue au plus tard dans les huit jours de l'embauche du premier salarié.
Elle peut s'effectuer de trois façons différentes :
- Par le CFE lors de la création ou d'une modification d'activité (dans ce cas, l'employeur doit être certain de procéder à au moins un recrutement à la date choisie, sous peine de faire l'objet de taxation d'office),
- Par la déclaration unique d'embauche,
- Par déclaration séparée faite à l'URSSAF dans les huit jours de l'embauche (arrêté du 11 juillet 1950).
§.1 - L'immatriculation
L'URSSAF (ou éventuellement les URSSAF) auprès de laquelle l'employeur doit s'immatriculer est celle qui est compétente au lieu de chacun de ses établissements.
Même si cette URSSAF d'affiliation n'est pas obligatoirement celle qui reçoit le paiement des cotisations. Il en est ainsi pour les entreprises à établissements multiples.
Il lui est attribué un numéro d'identification se composant du numéro SIREN à 9 chiffres correspondant au numéro de la personne physique ou morale qui gère l'entreprise, complété, le cas échéant, par un autre numéro (indication du numéro de TVA intracommunautaire, par exemple).
Ce numéro est unique et invariable et doit être utilisé par l'employeur dans ses relations avec l'administration.
Cette dernière ne peut en principe exiger, sauf exception, de l'entreprise qu'elle utilise un autre identifiant[1].
Par ailleurs, un numéro SIRET est attribué à chacun des établissements rattachés à l'entreprise.
§.2 - La déclaration au CFE
Les centres de formalités des entreprises (CFE) sont compétents pour recevoir l'inscription des entreprises lors de leur création, lors de leur modification ou lors de leur cessation[2]. Peu importe que l'entreprise ait ou non du personnel.
Cette compétence s'étend aux personnes physiques et aux sociétés assujetties à l'immatriculation au répertoire des métiers, à l'exclusion de celles relevant de la chambre nationale de la batellerie artisanale ;
Les Greffes de tribunaux de commerce ou des tribunaux de grande instance statuant commercialement sont compétents pour les sociétés civiles et autres que commerciales, pour les sociétés d'exercice libéral, pour les personnes morales assujetties à l'immatriculation au registre du commerce et des sociétés autres que celles visées ci-dessus : Établissements publics industriels et commerciaux, agents commerciaux, groupements d'intérêt économique et les groupements européens d'intérêt économique.
Pour les personnes exerçant, à titre de profession habituelle, une activité indépendante, réglementée ou non, autre que commerciale, artisanale ou agricole, les URSSAF restent seuls compétents.
De même, les URSSAF territorialement compétents, sont à joindre pour les employeurs dont les entreprises ne sont pas immatriculées au registre du commerce, au répertoire des métiers ou au registre des entreprises de la batellerie artisanale et ne relevant pas des chambres d'agriculture.
Les Chambres d'agriculture sont compétentes pour les personnes physiques et morales exerçant à titre principal des activités agricoles qui ne relèvent ni des chambres de commerce, ni des chambres de métiers, ni de la batellerie, ni des greffes.
Enfin les Centres des impôts (CDI) sont compétents pour les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée, à l'impôt sur le revenu (au titre des bénéfices industriels et commerciaux ou des bénéfices non commerciaux) ou à l'impôt sur les sociétés qui ne relèvent pas de la compétence des autres CFE, dès lors qu'ils exercent leur activité à titre de profession habituelle.
La compétence des centres de formalités des entreprises est fonction de l'activité exercée par l'entreprise et de la nature juridique de l'entreprise.
Géographiquement, le centre compétent à l'égard de sa catégorie est celui dans lequel est situé le siège, l'établissement principal ou l'établissement secondaire concerné.
Ainsi certaines catégories de cotisants à l'URSSAF ne sont donc pas concernées par les centres de formalités des entreprises.
Par exemple, on peut citer les employeurs d'employés de maison, d'assistantes maternelles, de concierges et d'employés d'immeubles[3].
§.3 - L'immatriculation des salariés
Il incombe à l'employeur d'immatriculer au régime général, dans un délai de 8 jours, les personnes non encore immatriculées qui travaillent pour lui[4].
Toutefois, cette démarche peut revenir aux salariés qui travaillent pour plusieurs employeurs, ou occasionnellement (ou par intermittence) pour le même employeur[5].
C'est le cas lorsque l'employeur ne dispose pas d'établissement situé en France.
Il doit accomplir ses obligations sociales liées aux déclarations et aux versements des cotisations de sécurité sociale, de la CSG/CRDS mais aussi des cotisations chômage et de retraite complémentaire auprès d'un organisme unique : l'URSSAF du Bas-Rhin[6].
Cette URSSAF informe les autres organismes sociaux (et l'INSEE) qui prendront contact avec l'entreprise.
Rappelons que ces obligations pesaient jusqu'à récemment uniquement sur les salariés de ces entreprises.
Depuis désormais, les entreprises concernées peuvent désigner un représentant personnellement responsable des déclarations et du paiement des cotisations[7]. Celui-ci est « ducroire » de ces sommes, un peu comme les « représentants fiscaux » en matière fiscale pour les non-résidents.
Ce dispositif s'applique aux entreprises étrangères qui, sans avoir d'établissement en France, emploient du personnel relevant de la sécurité sociale française soit au titre d'une activité salariée exercée en France, soit au titre d'une activité exercée hors de France mais pour laquelle existe un rattachement au régime français, notamment en application de dispositions internes ou internationales relatives au détachement[8].
§.4 - La déclaration unique d'embauche (DUE)
La déclaration unique d'embauche permet de procéder, sur un seul formulaire, jusqu'à sept formalités.
Tout employeur de personnel de droit privé doit utiliser la déclaration unique d'embauche.
Le document est disponible dans les URSSAF, dans les organismes partenaires ainsi que dans les centres de formalités des entreprises.
Sont toutefois soustraits à cette obligation :
- Les particuliers employeurs,
- Les employeurs autorisés à recourir à une formule déclarative spécifique (utilisateurs du titre emploi saisonnier dans l'agriculture, TESA, TEE, chèque-emploi associatif).
§.5 - Les salariés concernés
Si la liste des employeurs tenus d'utiliser la DUE est bien définie, celle des salariés concernés l'est beaucoup moins.
Les salariés subordonnés relèvent tous de la déclaration unique d'embauche.
Pour les personnes relevant du régime général et non titulaires d'un contrat de travail (telles que les dirigeants sociaux) ne font l'objet ni de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE), ni de la déclaration pour la visite médicale, leur « employeur » doit toutefois solliciter dans les huit jours leur immatriculation auprès de la caisse primaire d'assurance maladie (sauf si elles ont déjà un numéro de sécurité sociale en tant que salarié).
Cette immatriculation se fait par la DUE, ce qui, en pratique, conduit l'employeur à effectuer une DPAE sans objet.
Leur employeur doit, de plus, solliciter sa propre immatriculation auprès de l'URSSAF s'il n'avait pas de personnel.
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[1] Loi n° 94-126 du 11 février 1994, JO du 13 ; décret n° 97-497 du 16 mai 1997, JO du 18
[2] Décret n° 96-650 du 19 juillet 1996 ; lettre-circ. ACOSS 96-73 du 9 août 1996 ; décret n° 98-326 du 27 avril 1998
[3] Lettre-circ. ACOSS 96-93 du 26 novembre 1996
[4] Art. R. 312-4 du CSS
[5] Art. R. 312-8 du CSS
[6] Arrêté du 29 septembre 2004, JO 28 octobre, p. 18.170
[7] Art. L. 243-1-2 du CSS
[8] Lettre-circ. ACOSS 2004-31 du 4 février 2004
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